RFP とは

概要

「 RFP 」とは、「 Request For Proposal 」の頭文字をとったもので、「提案依頼書」のことです。

情報システムの導入・構築などをする場合に、どの IT 企業（ベンダー）を選定するか判断するために RFP を各候補事業者に対して提出します。

RFP には、具体的にどういった依頼をしたいのか、または調達するにあたっての要件などを取りまとめたものが記述されており、候補事業者は RFP に基づいて提案書を作成し、提出します。

解説

情報システムの導入・構築は大きな費用や時間がかかるため、慎重に発注先の IT 企業を選定する必要があります。

また、システムを導入・構築する目的や要件の理解、経営層や社内の合意などを得るためにも RFP を作成することは重要です。

過去、情報システム業界では曖昧な依頼によって、要件の認識違いや納期遅れ、システム障害などのトラブルが発生することがありました。

これらのトラブルを回避するために事前に RFP を用意することで、発注者の意図や調達条件、契約内容を理解し、候補事業者の中から案件に最適な事業者を選定することが可能になります。

また、 RFP を作成することで、候補事業者からの提案をある程度統一することができ、評価しやすくなるというメリットもあります。

RFP には決まったフォーマットはありませんが、最低限下記情報を記載すると良いでしょう。

背景と目的：なぜ提案依頼をすることになったのか、どうしたいのか　など

スケジュール：提案書の提出期限、提案プレゼンの日程、選定日、プロジェクト開始日、公開日　など

会社情報：会社の基本情報や組織　などシステムと機器の構成：現行の社内システムや機器の情報　など

提案依頼要件：提案書に記載してもらいたい情報（会社情報、システム概要、スケジュール、体制図、運用保守の内容、納品物とサンプル、概算費用　など）

その他、プロジェクトのゴールや範囲、予算、評価方針など選定する上で確認したい事項や、予め候補事業者に伝えておきたい条件などを記載するようにします。

また、 RFP の作成はある程度イメージが出来ていないと作成ができませんので、その前に必要な情報等を集めるために「 RFI （情報提供依頼書）」を作成する場合もあります。

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